Documentos oficiales: actas y citaciones

Siguiendo con los esquemas de documentos de esquema estricto hoy analizaremos dos de especial índole formal. Como ya dijimos en el caso de los informes, este tipo de textos no se caracterizan por su flexibilidad estructural, si no que tienen a seguir unas pautas rígidas que se repiten constantemente.

Acta

Este tipo de escritos se utilizan para registrar por escrito el contenido de una reunión: los temas tratados, las intervenciones, el resultado de las votaciones, si las hay, y las decisiones tomadas.

Puesto que el objetivo es dejar constancia del desarrollo, es conveniente que el documento sea pormenorizado, incluyendo detalles o anotaciones que en otros casos resultarían superfluas o innecesarias. En este escrito debe constar:

– Datos generales: Lugar, hora y fecha de la celebración.

– Datos de interés: Nombre del organismo o entidad, motivo por el que se celebra la reunión, nombres de los asistentes o de sus representantes acreditados (si los hay).

– Orden del día.

– Descripción minuciosa o acontecido en el encuentro.

– Firma del presidente y del secretario, que dan fe del contenido del acta.

Puesto que el documento, además de ser un registro legal de la reunión también es un escrito informativo, para aquellos interesados que no hayan podido acudir, es necesario que la redacción sea clara y objetiva, sin que el transcriptor adopte posiciones o exponga su opinión.

Citación

Al contrario que la anterior, las citaciones tienen una naturaleza funcional y su principal característica es la concreción. El tono de la misma varía según la proveniencia y quien la emite. No obstante, tiene también unas partes claramente diferenciadas:

– Nombre de la entidad emisora de la citación.

– Motivo y clase de reunión a la que se convoca.

– Nombre de las personas que deben acudir.

– Calidad de la citación: primera, segunda, etc.

– Agenda de los temas a tratar.

– Cargo del remitente: director, secretario…

– Lugar y fecha de la citación. Como vemos, la posibilidad de innovar o añadir personalizaciones en este tipo de documentos es prácticamente nula, pero tampoco es necesaria, de hecho, es preferible centrarse en que el contenido logre sus objetivos, más que en su “aspecto”. Los profesionales que deban enfrentarse a la traducción de este tipo de escritos deben estar muy atentos a la hora de trasladar los nombres propios, las fechas y otros detalles similares, que pueden llevar a error al cambiar de idioma.

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