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Gmail es uno de los programas de correo electrónico más utilizados del mundo tanto a nivel personal, como profesional. Miles de traductores lo utilizan a diario para gestionar sus correos, pero no todos conocen sus múltiples posibilidades. Si es tu caso, este artículo está redactado especialmente para ti porque te cuenta algunos trucos útiles para utilizar mejor ese pequeño gran programa llamado Gmail.
Trucos para traductores que utilizan Gmail: delegar la lectura de tus correos
Una de las posibles desventajas de utilizar Gmail es gestionar la gran cantidad de mensajes entrantes que llenan cada día tu buzón. Este problema es grave ya que puede provocar que no detectes a tiempo un mensaje urgente de un cliente que necesita una traducción express o que dediques demasiado tiempo a leer todos los mensajes que llegan a tu dirección de correo electrónico.
Hay varios trucos que te permitirán minimizar esa carga de trabajo diaria, pero si tu cuenta de Gmail pertenece a una empresa de traducción o trabajas con un socio o un grupo de traductores colaboradores puede ser interesante que elijas la opción de delegar esta tarea. ¿Qué quiere decir esto?: que otorgues permisos de lectura de tus mensajes al usuario de otra dirección de correo electrónico.
Es muy sencillo: ve a Configuración (esquina superior derecha, icono rueda) y abre la pestaña Cuentas e Importación. Entre las opciones que aparecen elige Conceder acceso a tu cuenta y anota la dirección de correo electrónico de la persona a la que concedas ese permiso de lectura. Si no quieres perder el control total sobre tu cuenta, marca la casilla Dejar las conversaciones como no leídas cuando las abren otros usuarios.
Trucos para traductores que utilizan Gmail: cancelar el envío de un correo
¿Cuántas veces has pulsado Enviar un mensaje y te has arrepentido al instante? Yo demasiadas… Y es que las prisas son malas consejeras y los mensajes profesionales hay que revisarlos bien antes de enviarlos a los clientes, los proveedores, los compañeros traductores… La solución que nos ofrece Gmail es absolutamente brillante: darnos tiempo para cancelar el envío de un correo.
Para poner en práctica este truco ve a Configuración y en la primera pestaña que te aparece – General- verás la opción Deshacer el envío. Puedes elegir el intervalo de tiempo en el que tu mensaje permanecerá aguardando el envío: 5, 10, 20 o 30 segundos, tiempo más que suficiente para cancelar el mensaje, revisarlo, corregirlo y volverlo a enviar.
Trucos para traductores que utilizan Gmail: programar una respuesta automática
Tanto los traductores autónomos como los que trabajan en una agencia de traducción suelen tener una obligación diaria: atender a sus mensajes de correo electrónico y contestarlos lo antes posible. Se trata, simplemente, de educación digital, de demostrar a nuestros clientes, proveedores y compañeros que estamos ahí y que recibimos sus mensajes.
Pero, ¿qué ocurre si nos tomamos un día libre o estamos de vacaciones? Que entra en marcha el truco del contestador automático de Gmail, una útil funcionalidad que nos permite programar una respuesta automática a los correos electrónicos que recibimos durante un periodo de tiempo concreto.
Como el resto de los trucos de Gmail que te estamos contando, ponerlo en práctica es muy fácil: ve a Configuración, a la pestaña General, baja por las diferentes opciones y al final de la pantalla verás la frase Respuesta automática. En el recuadro de texto puedes escribir la respuesta tipo que deseas enviar durante tu tiempo de descanso del trabajo y, también, elegir si ese correo tipo se envía a todos los remitentes de los mensajes que te lleguen o solamente a tus contactos.
Delegar la lectura diaria de tus correos de Gmail, cancelar el envío de un mensaje saliente y programar una respuesta automática que se envíe sola durante tus fines de semana o vacaciones son tres sencillos trucos que mejorarán tu experiencia con esta útil herramienta de trabajo. ¿Conoces más trucos interesantes para utilizar mejor Gmail? ¿Nos los cuentas?
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